MUSÍTE ZAVÉST WHISTLEBLOWING?

Prázdniny přinesly mnoha podnikatelům novou povinnost a do jejich slovníku nové cizí slovo: Whistleblowing. Povinnost zavést whistleblowing platí jen pro některé podnikatele a v některých případech i pro NNO. Někteří musí systém zavést už k 1. 8. 2023. Ostatní mají čas až do 15. 12. 2023.

Co je to whistleblowing

Whistleblowing znamená upozorňování na nelegální praxi na pracovišti. Možná si vzpomenete na případ Snowden nebo v českém prostředí na Libora Michálka, který upozornil na pletichy při veřejných zakázkách. Nový zákon zavádí povinnost pro firmy taková upozornění přijímat a vyřizovat. Oznamovatel nesmí být za nahlášení podezření firmou potrestán (vyhazovem, finančně nebo jinak). Identita oznamovatele musí zůstat utajena.

Kdo má povinnost zavést whistleblowing

Povinnosti zavést whistleblowing se nevyhne žádný zaměstnavatel, který k 1. 1. měl nebo v budoucnu bude mít 50 a více zaměstnanců. Teď se tedy počítá stav k 1. 1. 2023. Do počtu je třeba zahrnout i zaměstnance na DPP a DPČ.

Bez ohledu na počet zaměstnanců musí whistleblowing zavést tito podnikatelé:

• Podnikatelé, kteří mají povinnost provádět AML (více níže v článku),
• Vázaní zástupci s licencí pro zprostředkování hypotečního úvěru,
• Osoby z oblasti pojišťovnictví (pojišťovny, zajišťovny a zprostředkovatelé),
• Osoby z oblasti podnikání na kapitálovém trhu (ZPKT),
• Investiční společnosti, samosprávné investiční fondy, hlavní administrátor a zahraniční obhospodařovatel fondů podle zákona o investičních společnostech a investičních fondech,
• Některé instituce podle práva EU (osoby podle legislativy upravující OTC deriváty a zaměstnanecké penzijní pojištění).

Whistleblowing je tedy o velikosti firmy nebo o oboru podnikání. Povinnost pak směřuje na obory podnikání, které mají něco společného s financemi, finančními trhy a správou majetku.

AML povinnosti mají podnikatelé podle zákona proti praní špinavých peněz a financování terorismu (zák. 253/2008 Sb.). Podrobněji se jimi zabýváme níže.

Whistleblowing od 1. 8. 2023

Prakticky připravený musí už teď mít whistleblowing firmy:

• S minimálně 250 zaměstnanci,
• Všichni podnikatelé a jiné právnické osoby, kteří mají povinnost provádět AML, což jsou zejména:
  • Poskytovatelé finančních služeb – investiční zprostředkovatelé, banky a jiné úvěrové instituce, poskytovatelé platební služeb, vydavatelé elektronických peněz, směnárny apod.
  • Poskytovatelé a zprostředkovatelé nebankovních úvěrů (B2C i B2B), včetně leasingu,
  • Pojišťovny, zajišťovny, zprostředkovatelé pojištění a likvidátoři, pokud nabízejí životní pojištění,
  • Svěřenský správce
  • Obchodníci s pohledávkami, bazary,
  • Realitní makléři,
  • Auditoři a účetní,
  • Notáři, advokáti, exekutoři, daňoví poradci, pokud provádí určité činnosti.

Povinnosti dělat AML opatření, a tedy zavést whistleblowing, mají také podnikatelé a jiné právnické osoby z různých jiných oborů, kteří dělají činnosti, pro které není specifické podnikatelské oprávnění. Jde zejména o tyto činnosti:

• Poradenství při restrukturalizacích, fúzích, prodeji závodu apod.
• Úschova cenností a provozování bezpečnostních schránek
• Obchodování s nemovitostmi,
• Zakládání společností a svěřenský fondů (typicky prodejci ready made společnosti),
• Správa společnosti nebo svěřenského fondu,
• Obchod a skladování uměleckých děl (tedy typicky galerie),
• Poskytování služeb spojených s virtuálními aktivy.

Zvláštní postavení mají vázaní zástupci. Pokud jste vázaný zástupce s povinností provádět AML, musíte zavést whistleblowing už 1. 8. 2023. Pokud se na vás vztahuje výjimka z AML povinnosti, ale poskytujete služby související se životním pojištěním, musíte zavést whistleblowing do 15. 12. 2023.

AML povinnosti dopadají i na právnické osoby, které nejsou podnikateli, ale provádějí některou činnost ze seznamu. V praxi půjde zejména o NNO, které nejsou podnikateli, ale jsou právnickými osobami. Může jít o spolky nebo ústavy, ale i společnosti založené za nepodnikatelským účelem. I jich se pak týká AML a zprostředkovaně též whistleblowing.

Seznam byl lehce zkrácen pro účely srozumitelnosti. Celý seznam najdete v § 2 AML zákona (č. 253/2008 Sb.).

Pokud jste se v tomto seznamu nenašli, a máte 50 plus zaměstnanců, máte čas do 15. 12. 2023.

Jsem OSVČ a nemám zaměstnance, musím whistleblowing zavést?

Pokud máte AML povinnosti, například jste finanční poradce, realitní makléř, účetní nebo máte bazar, musíte whistleblowing zavést, i když jste OSVČ. Platí to i v případě, že máte méně než 50 zaměstnanců. Jedinou výjimkou jsou vázaní zástupci, pro které může systém vést instituce, pro kterou pracují.

Pokud AML povinnosti nemáte a máte méně než 50 zaměstnanců, whistleblowing zavádět nemusíte. Nic vám nebrání v zavedení nějaké formy whistleblowingu, nemusíte se ale držet požadavků zákona.

Co se stane, když nestihnu termín pro zavedení whistleblowingu?

Můžete dostat pokutu až 1.000.000 Kč. To ale není jediný trest. Zákon totiž zavádí i externí oznamovací systém. Když není zaveden interní systém, může zaměstnanec nelegální jednání oznámit Ministerstvu spravedlnosti. Přijdete tedy o možnost dozvědět se o problému dříve, než se dostane do hledáčku státních orgánů.

Co to znamená zavést whistleblowingový systém?

V praxi to znamená podniknout následující kroky:

1. Zvolit způsob, jakým budete podněty přijímat. Existují online platformy přímo určené k podávání oznámení, ale je možné využít i jiné kanály, například speciální emailovou adresu.
2. Jmenovat odpovědnou osobu, která bude oznámení vyřizovat.
3. Informovat o možnostech oznámení zaměstnance i veřejnost na webových stránkách.
4. Sepsat pravidla pro vyřizování žádostí a následné kroky a zajistit, aby oznamovatel nebyl za oznámení nějak negativně postižen.

Proces vyřizování žádostí má ze zákona určité minimální náležitosti, zbytek je na vás. Například se budete muset rozhodnout, co budete dělat s oznámeními, která nespadají do rámce whistleblowingu. Zákon se totiž týká jen vybraných nelegálních jednání, ale nezahrnují například bossing či jiné formy šikany. Budete se také muset rozhodnout, zda otevřete oznamovací systém všem spolupracujícím osobám, případně co budete dělat s anonymními oznámeními. Pokud nemáte AML povinnosti, tak anonymní oznámení vyřizovat nemusíte.

Zákon totiž obsahuje jen minimální rámcové požadavky. Konkrétní nastavení je na každém z vás.